Расходы директора за счет фирмы. Кто выгоднее компании с точки зрения управленческих расходов: штатный директор или сторонний управляющий

Злоупотребления директора – не редкость. Особенно остро эта проблема стоит в организациях, где руководитель является еще и единственным ее учредителем. В такой ситуации у бухгалтера есть несколько сценариев дальнейших действий.

Принципиальная позиция

Многие специалисты учета занимают принципиальную позицию по вопросу перевода денежных средств на личные нужды директора: они отказывают начальству в осуществлении неоправданных платежей. Ведь, по сути, такие расходы не предусмотрены законодательством. Кроме того, главному бухгалтеру может грозить уголовная ответственность в случае выявления контролерами таких операций. Положения статей 199 и 199.1 УК предусматривают ответственность за уклонение от уплаты налогов и сборов, не конкретизируя, кто именно из должностных лиц может быть наказан. В постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 28 декабря 2006 года № 64 «О практике применения судами уголовного законодательства об ответственности за налоговые преступления» указано, что к субъектам правонарушения, предусмотренного статьей 199 УК, может относиться руководитель фирмы и главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

Риски для специалиста учета в случае подобных трат значительны, ведь он искажает отчетность и занижает налогооблагаемую базу. В этой связи многие специалисты поступают таким образом. Сначала выражают отказ в возможности осуществления рискованного платежа. Они разъясняют свое решение тем, что данные траты нельзя учесть для целей налогообложения, и они будут осуществляться из чистой прибыли. Потом разъясняют возможные негативные последствия в виде уплаты налогов, штрафных санкций и уголовной ответственности. Говорят и о необходимости уплаты налоговых платежей и заработной платы. Ну а если директор проявляет настойчивость, производят такие платежи только по личному распоряжению руководителя.

«Маскировка» расходов

Бухгалтера, которые не могут противостоять руководству, принимают другие решения. Так, личные расходы директора нередко «маскируются» под иные траты, которые могут осуществляться в ходе предпринимательской деятельности.

В некоторых случаях руководителю требуются денежные средства на время, с последующим возвратом средств. Тогда специалист учета выдает наличность под отчет или оформляет займ.

Эта позиция основывается на Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», где прописано, что ответственность за организацию учета несет руководитель. Мнение «счетовода» директор учитывать не обязан, однако всю ответственность за достоверность данных и отчетности несет именно он (при наличии соответствующего письменного распоряжения, направленного главному бухгалтеру).

При этом целый ряд затрат действительно может быть «замаскирован» под корпоративные. Например: приобретение недвижимости или автомобиля – под расходы на командировки и на обучение сотрудников.

Подтверждающими документами тут будут выступать: приказ руководителя с указанием на производственную необходимость расходов, договор со сторонней организацией, первичные бумаги, такие как счета-фактуры, акты и т.д.

Если вы решите «прятать» личные расходы директора, то нельзя забывать о том, что эти затраты в любом случае приведут к дополнительным издержкам. Так, покупка автомобиля и выплата автокредита за счет компании обернутся следующими последствиям: машину необходимо будет поставить на учет и начислять амортизацию, а также платить транспортный налог. Если транспортное средство приобреталась до 2013 года, то появится база по налогу на имущество. Нужно будет оформлять дополнительные документы, которые подтвердят производственный характер использования автотранспорта: путевые листы, договоры на приобретение ГСМ или авансовые отчеты и прочие. Другими словами, работы прибавится.

На чистую прибыль

Некоторые бухгалтеры оформляют использование корпоративных средств директором – единственным учредителем как расходы, не учитываемые при налогообложении. Иными словами, такие траты не уменьшают налогооблагаемую прибыль, при этом НДС не предъявляется к вычету. Однако подобные переводы могут вызвать претензии проверяющих и быть переквалицированны в доходы руководителя. Как следствие, ревизорами будут доначислены НДФЛ и страховые взносы.

Заимствование

В некоторых случаях руководителю требуются денежные средства на время, с последующим возвратом средств. Тогда специалист учета выдает наличность под отчет или оформляет заем.

Как это лучше сделать. Нужно оформить договор беспроцентного займа. Гражданским и Налоговым кодексами коммерческим организациям не запрещено выдавать такие кредиты. Однако есть риск, что ревизоры при анализе таких контракторв, доначислят налог на прибыль исходя из ставки рефинансирования. Они могут обосновать свою позицию тем, что коммерческая организация создана с целью получения прибыли и не может не получать экономической выгоды от своей работы.

Если директор не хочет или не может вернуть деньги, то в дальнейшем долг прощается, для этого нужно составить соответствующее соглашение.

Некоторые бухгалтеры оформляют использование корпоративных средств директором – единственным учредителем как расходы, не учитываемые при налогообложении. Однако подобные переводы могут вызвать претензии проверяющих и быть переквалицированны в доходы руководителя. Как следствие, ревизорами будут доначислены НДФЛ и страховые взносы.

Имейте в виду, в случае невозврата займа существует риск переквалификации сделки в договор дарения и признания ее противоречащей законодательству (ст. 575 ГК РФ). Согласно пункту 32 совместного Постановления Пленумов ВС РФ и ВАС РФ от 1 июля 1996 года № 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», ничтожная сделка является недействительной независимо от признания ее таковой судом (п. 1 ст. 166 ГК РФ).

«Двойная» бухгалтерия

Не секрет, что многие недобросовестные компании прибегают к «двойной бухгалтерии» и осуществляют платежи, направленные на личные нужды руководства, за счет «черной кассы». В этом случае бухгалтер осуществляет любые переводы по желанию и устному распоряжению руководства.

Однако напомню, что такие поступки напрямую подпадают под действие Уголовного кодекса. Статья 199 УК предусматривает штрафные санкции в размере от 100 000 до 300 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет. Кроме того, возможен и арест на срок до шести месяцев, либо лишение свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

Конечно, не избежать в этом случае и судебных споров. В качестве примера можно назвать постановление ФАС Уральского округа от 18 апреля 2013 года № Ф09-2000/13 по делу № А76-10707/12. Инспекция сделала вывод о сокрытии обществом полученных доходов и ведении двойной бухгалтерии, что привело к занижению базы по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, а также неполной уплате НДФЛ. Выводы арбитров опирались на изъятые у компании электронные базы данных и протоколы допроса главбуха. Аналогичный вывод сделали судьи и в постановлении Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 декабря 2012 года № 18АП-11613/2012 по делу № А76-10707/2012.

В заключение следует отметить, что, безусловно, неоправданные траты руководителя на личные нужды всегда несут определенные риски, как для компании, так и для бухгалтера лично. По возможности максимально доступно и ясно просветите свое руководство по поводу возможных опасностей, которые таят в себе такие траты. мы также настоятельно не рекомендуем вам нарушать законодательство, а если к этому вас принуждает руководство, то стоит задуматься о смене места работы.

Речь пойдет о ситуациях, когда обязанность компании оплачивать те или иные личные расходы директора не предусмотрена локальными нормативными актами и договором с ним. Мы будем обсуждать те траты руководителя, которые сделаны явно не в интересах организации.

Чем рискует главбух

Такая ситуация напрямую касается вас как главбуха. Ведь главбух не только отвечает за достоверность данных бухотчетности (Пункт 2 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Он также обязан обеспечивать соответствие хозяйственных операций закону и контроль за движением имущества и исполнением обязательств (Пункт 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). А как мы убедимся дальше, порою личные траты директора идут вразрез с законом.
Если главбух не согласен с проведением той или иной операции, документы по ней могут быть приняты к учету только с письменного распоряжения руководителя (Пункт 4 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). Но на деле найдется немного директоров, которые станут письменно оформлять подобные поручения. Увы, чаще вопрос ставится иначе: или бухгалтер выполняет устное распоряжение шефа, или ищет другую работу.
Между тем, проводя личные траты руководителя как расходы компании, вы:
- искажаете налоговую отчетность . Если это обнаружится в ходе налоговой проверки и с организации взыщут пени и штрафы, то претензии собственники компании предъявят и вам, а вы можете потерять работу. Более того, если доначисления потянут на налоговое преступление (Статьи 199, 199.1 УК РФ), то вас могут счесть пособником директора (Пункт 5 ст. 33 УК РФ);
- искажаете финансовую отчетность , пользователями которой являются и участники компании. И если директор компании - не единственный ее владелец, то обнаружившие "недостачу" собственники уволят и его, и вас.
Поэтому в ваших интересах убедить шефа перевести личные траты в законное русло.

Проводим ликбез для шефа

Начните с разъяснительной работы с директором. Она может понадобиться, даже если ваш руководитель запустил руку в карман фирмы впервые. Ведь не исключено, что это лишь начало будущей лавины личных покупок за счет компании.
Объясните директору:
- почему важно разделять личные деньги руководителя и . Выбор аргументов зависит от того, кем приходится фирме ее директор: единственным собственником, одним из собственников или всего лишь наемным работником;
- во что его траты обходятся компании. Покажите, что, приобретая что-то лично себе за счет компании, директор на самом деле может лишить ее суммы большей, чем он потратил на покупку. Кроме того, налоги придется заплатить и ему самому.

Директор - единственный собственник компании

Аргумент 1. У компании может не хватить денег на что-то важное
Нередко подход "тут все мое, трачу деньги на что хочу" изымает из оборота средства, необходимые для своевременного выполнения обязательств компании. Сегодня руководитель заберет деньги на личные нужды, а завтра окажется нечем заплатить кому-то из контрагентов или государству. Контрагент взыщет договорные неустойки, а налоговики и фонды - пени и штрафы.
Аргумент 2. Имущество компании не принадлежит ее участнику (Пункт 1 ст. 66 ГК РФ)
А наличие денег на вовсе не означает, что у компании есть прибыль. Это ясно каждому бухгалтеру, но, к сожалению, не всегда очевидно директорам-собственникам. Если прибыли нет, то они расходуют на личные нужды привлеченные средства или уставный капитал, которые на самом деле должны идти на погашение обязательств компании.
И если вдруг дело дойдет до банкротства, суд может по требованию кредиторов признать недействительными сделки по приобретению директором чего-либо для себя за счет компании (Пункт 2 ст. 61.2 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)"). Тогда стоимость купленного директор должен будет возместить (Пункт 2 ст. 167 ГК РФ).
Когда прибыль есть, владелец бизнеса вправе забирать ее себе. Но только прибыль, уже полученную по итогам законченных отчетных периодов, только после ее налогообложения и только по предусмотренной законом процедуре - путем ее распределения.
Распределить прибыль - значит решить, на что она будет потрачена. Если директор-собственник желает потратить ее на себя, то он может принять решение как о выплате себе дивидендов, так и о расходовании компанией прибыли на оплату его личных расходов. С налоговой точки зрения дивиденды выгоднее как для самого директора, так и для компании: ставка НДФЛ с них 9%, а не 13% (15% вместо 30% для нерезидентов) (Пункты 1, 3, 4 ст. 224 НК РФ), и их выплата не требует начисления страховых взносов (Часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах...").

Примечание
Пользоваться в личных целях деньгами, занятыми в бизнесе, могут только предприниматели (точнее, у них личные и "коммерческие" деньги никак не разделены). Однако они и отвечают по своим предпринимательским долгам всем принадлежащим им имуществом (Статья 24 ГК РФ).

Директор - лишь один из собственников компании или обычный наемный работник

В этой ситуации вам также пригодятся приведенные выше аргументы. Но здесь возникает еще один вопрос - в курсе ли собственники, что директор живет на широкую ногу за счет компании, и давали ли они на это согласие? Ведь расходуя деньги фирмы на личные нужды, директор тем самым уменьшает заработанную всеми собственниками прибыль и, соответственно, сумму дивидендов, которые получит каждый из них. Если прибыли нет, то он тратит на себя внесенное ими в качестве вклада в уставный капитал имущество или привлеченные фирмой для ее деятельности средства.
Объясните директору, что рано или поздно это обнаружится. Обычно расходование денег компании не по назначению "всплывает" в ходе аудиторской проверки, которую могут инициировать участники перед утверждением годовой бухгалтерской отчетности (Пункт 4 ст. 91, п. 5 ст. 103 ГК РФ). А для некоторых организаций ежегодный аудит обязателен (Пункты 1, 2 ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности").
Кроме того, такое положение дел может собственникам компании не понравиться настолько, что они захотят обратиться в правоохранительные органы. В связи с этим напомните шефу о таких статьях Уголовного кодекса РФ, как "Присвоение или растрата" (Статья 160 УК РФ) и "Злоупотребление полномочиями" (Статья 201 УК РФ).
Упомяните также, что закон обязывает руководителя возместить компании причиненный его действиями имущественный ущерб (Статья 277 ТК РФ; п. 2 ст. 44 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью").

Показываем, сколько стоят расходы директора

Расскажите директору, каковы будут налоговые последствия его трат в разных ситуациях.
Ситуация 1. Незакрытый подотчет
Предположим, ваш директор любит брать деньги под отчет, но о потраченных суммах не отчитывается. Расскажите ему, что выдача очередной суммы в подотчет до полного отчета по предыдущей - нарушение кассовой дисциплины (Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Обнаружив этот факт при очередной проверке, банк сообщит о нем налоговой инспекции.
Никаких санкций за это нарушение не установлено (Постановления ФАС СЗО от 25.11.2008 по делу N А56-5137/2008, от 09.02.2005 N А21-8287/04-С1). Однако есть риск, что инспекторы и контролеры из фондов сочтут "просроченный" подотчет доходом директора. Тогда они начислят директору НДФЛ по ставке 13% (или 30% - если он нерезидент) (Пункты 1, 3 ст. 224 НК РФ) и страховые взносы (Часть 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ), которые большинство компаний платит по ставке 34% (Статья 12 Закона N 212-ФЗ). В результате со 100 руб. личных расходов директору придется заплатить 13 руб. НДФЛ (или 30 руб., если он нерезидент), а организации - 34 руб. взносов. Таким образом, покупка "подорожает" на 47 руб., то есть почти в полтора раза. И это не считая возможных пеней и штрафов.
Ситуация 2. Траты директора замаскированы под расходы компании и учтены при налогообложении
Начнем с того, что если учтенное как расходы компании приобретение директора попадает в категорию основных средств, то с его стоимости придется платить налог на имущество (Пункт 1 ст. 374 НК РФ). А если это автомобиль - то еще и транспортный налог (Пункт 1 ст. 374 НК РФ).
Далее объясните директору, что безупречно замаскировать потраченные суммы под расходы фирмы возможно далеко не всегда. Зачастую остается большой риск, что налоговики обнаружат подмену или оспорят обоснованность расходов (Пункт 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Тогда они доначислят:
- налог на прибыль (20% от суммы расходов) (Пункт 1 ст. 284 НК РФ) или налог, уплачиваемый на УСНО (15% от суммы расходов или меньше - в зависимости от ставки налога в вашем регионе) (Пункт 2 ст. 346.20 НК РФ). Ведь расходы на оплату имущества для личного потребления работников и на безвозмездную передачу запрещено включать в расчет налоговой базы (Пункты 16, 29 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
- НДС, если он принимался к вычету, - по той причине, что товары, работы или услуги приобретены не для облагаемых этим налогом операций (Пункт 2 ст. 171 НК РФ).
Также вам грозят набежавшие пени и штрафы по этим налогам.
Если же проверяющим из инспекции и фондов удастся еще и выяснить, что под теми или иными расходами компании скрываются расходы на личное потребление директора, контролеры сочтут их сумму его доходом. За этим последует доначисление:
- НДФЛ по ставке 13% (30%, если директор - нерезидент) (Пункты 1, 3 ст. 224 НК РФ);
- страховых взносов (Часть 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ) по ставке 34% (Статья 12 Закона N 212-ФЗ). На их сумму потом можно будет уменьшить налогооблагаемую прибыль или базу "упрощенного" налога (Подпункт 1 п. 1 ст. 264, пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Взносы не будут начислены, только если другие облагаемые взносами выплаты директору превышают 463 000 руб. с начала года (415 000 руб. в 2010 г.) (Части 4, 5 ст. 8 Закона N 212-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 27.11.2010 N 933);
- взносов "на травматизм" (Статья 20.1 Закона N 125-ФЗ). Эти взносы также уменьшают базу по налогу прибыль и уплачиваемому на УСНО налогу;
- НДС. Налоговики могут посчитать, что была безвозмездная передача имущества директору и начислить с его рыночной стоимости налог по ставке 18 или 10% (Подпункт 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154, п. 2 ст. 164 НК РФ). Тогда входной налог удастся заявить к вычету, но только если покупка сделана у плательщика НДС и есть счет-фактура (Подпункт 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина России от 10.04.2006 N 03-04-11/64).

Предупреди руководителя
Тратя деньги фирмы на себя, можно создать для организации дополнительные расходы - на уплату налогов с покупок. То есть лишить компанию большей суммы, чем потрачена на личные нужды.

Ситуация 3. Личные траты директора списаны как расходы организации, не учитываемые при налогообложении
Иными словами, эти расходы не уменьшили налогооблагаемую прибыль, а НДС по ним не был заявлен к вычету. Однако и это не гарантирует, что инспекторы не проявят к ним интереса. Если расходы не связаны с деятельностью компании, то ими могут заинтересоваться инспекторы, проверяющие НДФЛ, и контролеры из фондов. Обнаружив, что речь идет о тратах на благо директора, они доначислят НДФЛ и страховые взносы.
Итак, вы изложили директору вышеприведенные аргументы. И ваши дальнейшие действия будут зависеть от его реакции на них.

Директор соглашается возмещать компании суммы, потраченные на себя

Вариант 1. Покупка сделана на имя директора
Предположим, вы оплачивали покупку с расчетного счета компании, но все документы на приобретенное имущество оформлены на имя руководителя. Тогда, чтобы вернуть потраченную сумму, директор может:
(или) возместить ее наличными деньгами либо перечислить ее со своего личного счета на счет компании;
(или) распорядиться удержать ее из любых причитающихся ему в будущем выплат, например из зарплаты или из дивидендов.
В этом случае перечисление денег со счета организации - не что иное, как исполнение компанией (то есть третьим лицом) обязательства директора оплатить его личную покупку (Статья 313 ГК РФ). Лучше, если в поле "Плательщик" платежного поручения будет прямо указано, что компания платит за директора, например: "ООО "Щедрость" за Щедрина А.А.".
Далее пусть руководитель напишет распоряжение, в котором должны быть:
- указание оплатить его покупку;
- сумма и реквизиты для перечисления;
- обязательство возместить эту сумму компании;
- указание на то, когда и каким образом она будет возмещена.
Ограничений на удержание суммы задолженности из зарплаты работника по его собственному заявлению не существует - можно забрать в счет погашения долга хоть всю зарплату.
Если же директор брал на покупку деньги из кассы под отчет, то достаточно просто удержать их из его зарплаты (или других причитающихся ему выплат) как не возвращенную вовремя подотчетную сумму и тем самым закрыть долг.
Вариант 2. Документы на покупку оформлены на компанию
В этом случае вам тоже понадобится распоряжение от директора с его обязательством возместить компании сумму покупки с указанием срока и способа возврата денег. Приобретенное им имущество не приходуйте на баланс. Просто отразите на счете 73 "Расчеты с персоналом" задолженность директора перед организацией, а в момент погашения спишите ее.

Директор не станет возмещать суммы, которые тратит на себя, но согласен с тем, что их не следует учитывать при налогообложении

Вариант 1. Проводим как неинтересные налоговикам расходы
Расходы компании, которые не были учтены при расчете налога на прибыль и НДС по которым не попал в вычеты, налоговики обычно не проверяют. В качестве таких расходов можно учесть те личные покупки директора, которые теоретически могли бы быть использованы в деятельности компании сразу или в течение небольшого промежутка времени. Превратить личные расходы в расходы компании несложно, если речь идет, например, о предметах обихода, которые могут пригодиться как дома, так и в офисе: от пылесосов и электрочайников до стульев и комнатных растений. Необходимые условия:
- покупка оформлена на компанию;
- очевидно нужна для ее деятельности, например для создания нормальных условий труда.
Если у вашего директора именно такие покупки, то по ним не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы (эти расходы не являются доходом директора).

Предупреди руководителя
Если у вас нет намерения возмещать компании оплаченные за ее счет личные расходы, нельзя оформлять "покупные" документы на свое имя. Они должны быть выписаны на компанию. Так можно избежать уплаты НДФЛ и страховых взносов .

Вариант 2. Оформляем безвозмездную передачу
Это не самый выгодный способ. Но если покупки совсем уж непроизводственные, можно использовать и его. Лучше составить договор дарения - это избавит от начисления страховых взносов на стоимость подарка (Часть 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).
Списать стоимость подаренного в налоговые расходы нельзя (Пункты 16, 29 ст. 270 НК РФ). НДФЛ со стоимости подарка нужно удержать при очередной выплате дохода директору, будь то зарплата, дивиденды или что-то еще (Пункт 1 ст. 226 НК РФ). При этом каждый раз можно удерживать не больше половины выдаваемой суммы (Пункт 4 ст. 226 НК РФ).
Необходимо также решить, как вы будете отражать подарки в бухгалтерском учете: как текущие расходы компании или как выплаты из чистой прибыли. Во втором случае необходимо решение собственников о ее распределении на эти цели. Если директор не единственный участник, то сам он такое решение принять не вправе. Прибыль АО распределяет общее собрание акционеров - годовое или внеочередное (Подпункт 11 п. 1 ст. 48 Закона N 208-ФЗ), а прибыль ООО - общее собрание участников (Статья 28 Закона N 14-ФЗ).

Директор знать ничего не хочет: "Ты бухгалтер, ты и придумай, как спрятать расходы"

Бухгалтеры, которые вынуждены работать с таким руководителем, используют следующие варианты.
Вариант 1. Можно оформить заем
Беспроцентный заем можно оформить и задним числом на уже сделанные директором покупки. Поскольку предполагается, что возвращать заем директор не станет, то по истечении срока займа компания:
(или) не будет требовать возврата предоставленных взаймы денег и через 3 года спишет их сумму в налоговые расходы как безнадежный долг (Подпункт 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Срок возврата займа в таких случаях делают небольшим, чтобы 3 года истекли поскорее. Однако нужно быть готовыми доказать инспекторам экономическую оправданность предоставления беспроцентного займа директору. Ведь списываемые в составе безнадежных долгов расходы должны быть обоснованными (Пункт 1 ст. 252 НК РФ).
Списание долга как безнадежного не означает, что обязательство директора его вернуть прекращено. Поэтому нет оснований признавать заем доходом директора и начислять НДФЛ. Однако есть риск, что налоговики приравняют эту ситуацию к прощению долга, которое они рассматривают как подарок (Письмо Минфина России от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3).
Что до страховых взносов, то, по мнению Минздравсоцразвития, их следует начислить на списанную сумму займа (Письмо Минздравсоцразвития России от 17.05.2010 N 1212-19). С этим можно поспорить, ведь договор займа - это гражданско-правовой договор, связанный с переходом права собственности, а выплаты по таким договорам от взносов освобождены (Статья 7 Закона N 212-ФЗ; ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). От того, что срок давности возврата взятых взаймы денег истек и обязательство заемщика тем самым прекратилось, договор займа не перестает быть таковым;
(или) продлит срок займа либо будет прерывать срок исковой давности до бесконечности, сделав заем вечным. Это поможет не платить НДФЛ и страховые взносы с суммы займа. Однако в этом случае и сумму займа не получится списать в расходы.
Заем без возврата как способ выплаты денег - скорее, разовая мера. Ведь постоянные невозвратные займы проверяющие наверняка захотят переквалифицировать:
(или) в оплату труда. При этом они доначислят НДФЛ и страховые взносы (Постановление ФАС ВВО от 22.09.2010 по делу N А17-5639/2008);
(или) в подарки. Тогда у компании, списавшей их как безнадежные долги в связи с истечением срока давности, исключат их сумму из расходов (Пункт 16 ст. 270 НК РФ). Правда, сделать это налоговики смогут только через суд (Подпункт 3 п. 2 ст. 45 НК РФ).

Вариант 2. Можно формировать бесконечный подотчет
Взятые директором из кассы суммы, по которым он так и не отчитался, нередко остаются в "подотчетном" статусе надолго. Когда подходит к концу установленный в учетной политике срок нахождения денег у подотчетного лица, директор по бумагам "возвращает" деньги как неистраченные и тут же снова "берет" их - опять якобы на хозяйственные нужды компании. И так до бесконечности.
Как мы уже сказали, выдать работнику новую подотчетную сумму можно только после того, как он сдал авансовый отчет по прежней или вернул ее в кассу (Пункт 11 Порядка, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). И "зависший" подотчет формально мешает выдать директору необходимые для его работы суммы, например командировочные. Поэтому при необходимости, действительно, можно оформить возврат неизрасходованного аванса в кассу и тут же выдать сотруднику новый аванс.
Вариант 3. Можно замаскировать личные траты директора под расходы компании, а НДС принять к вычету, но это опасно
В этом деле бухгалтерское сообщество уже поднаторело. Чего только не делают, чтобы учесть покупки директора в налоговых расходах и поставить к вычету НДС: на бумаге отпуск "превращают" в командировку, личные поездки на такси - в служебные, ужины в компании друзей - в деловые переговоры, для списания потраченного шефом бензина сочиняют извилистые маршруты в путевых листах и т.п.
Некоторые приобретенные директором вещи личного пользования легко учесть как расходы компании. Например, мебель и технику, автомобили. Но с основных средств приходится платить налог на имущество (Пункт 1 ст. 374 НК РФ), а с автомобилей - еще и транспортный налог (Пункт 1 ст. 358 НК РФ). Кроме того, будьте готовы, что в ходе выездной проверки налоговики захотят провести инвентаризацию (Подпункт 6 п. 1 ст. 31, п. 13 ст. 89 НК РФ) и своими глазами увидеть все имеющееся у компании добро.
Впрочем, "волшебные" способности бухгалтеров не безграничны. Обосновать использование, например, стиральной машины в деятельности книжного магазина вряд ли кому под силу. Поэтому директору лучше пересмотреть состав личных расходов за счет фирмы. И те покупки, которые трудно чем-то прикрыть, пусть оплачивает из собственного кармана.
Вариант 4. Можно оформить мнимую аренду у директора, но здесь много не выгадать
Еще один способ выдать директору деньги - "взять" у него в аренду что-нибудь, что нужно компании, и ежемесячно выплачивать арендную плату. Из нее нужно удерживать НДФЛ (Подпункт 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Страховые взносы начислять не нужно (Часть 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). Арендную плату можно списать в налоговые расходы (Подпункт 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Лучше, чтобы она не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными. Правда, исключить сумму превышения из расходов они смогут, только добившись в суде признания компании и директора взаимозависимыми лицами (Пункт 3 ст. 40, пп. 1 п. 2 ст. 40, п. 2 ст. 20 НК РФ).

Конечно, директор верит в вас и убежден, что вы всегда что-нибудь придумаете. Но лучше сразу покажите шефу, что без рисков тратить деньги компании на себя не получится.
Если директор - одновременно и собственник компании, то, возможно, достаточно будет просто выплачивать ему дивиденды почаще. Закон позволяет это делать не только по окончании года, но и по итогам промежуточных отчетных периодов: I квартала, полугодия, 9 месяцев (Пункт 1 ст. 28 Закона N 14-ФЗ; пп. 11 п. 1 ст. 48, п. 1 ст. 42 Закона N 208-ФЗ).
Такой способ позволит директору сэкономить на НДФЛ (Пункты 1, 3, 4 ст. 224 НК РФ). А вам не придется ничего выдумывать, чтобы учесть его расходы.

Новая бухгалтерия, N 4, 2007 год
М.Мошкович,
АКДИ "Экономика и жизнь"

Налоговый кодекс разрешает организациям учитывать две группы управленческих расходов - произведенных непосредственно организацией и расходов в виде оплаты услуг третьих лиц. Но поскольку в Кодексе не разъясняется, что такое управленческие расходы, применение данной нормы является предметом постоянных споров.

Налоговый кодекс предоставляет налогоплательщику возможность уменьшить прибыль для целей налогообложения на управленческие расходы (подп.18 п.1 ст.264 НК РФ) . Однако в силу того, что содержание этого понятия не разъяснено, применение данной нормы является предметом постоянных споров.

Исходя из формулировки подп.18 п.1 ст.264 НК РФ , налогоплательщик вправе учесть:

- расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями;

- расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

Как видим, норма предусматривает два блока управленческих расходов - произведенных непосредственно организацией и расходов в виде оплаты услуг третьих лиц.

Рассмотрим эти виды расходов по отдельности.

Расходы на управление организацией

Какие расходы учесть?

Состав данных расходов, как мы уже говорили, в НК РФ не расшифрован. С точки зрения русского языка термин "расходы на управление организацией" можно трактовать достаточно широко. Например - заработная плата управленческого персонала, приобретение и обслуживание оргтехники, затраты на компьютерные программы, бумагу, ручки и т.д.

Однако все эти виды расходов подпадают под действие других положений главы 25 НК РФ , причем в этих других положениях они названы прямо: расходы на оплату труда (ст.255), материальные расходы (ст.254) , амортизация и ремонт основных средств (статьи 256 - ), расходы на приобретение прав на программы для ЭВМ (подп.26 п.1 ст.264), расходы на канцелярские товары (подп.24 п.1 ст.264) .

Поскольку налогоплательщик при наличии нескольких оснований для учета расходов имеет право самостоятельно определить, к какой группе отнести такие затраты, то, конечно же, лучше ссылаться на те нормы НК РФ , в которых виды расходов названы прямо, а по подп.18 п.1 ст.264 НК РФ учитывать только те затраты управленческого характера, для которых нет более подходящего основания.

Но тут уж (в силу неопределенности термина) нужно быть готовым доказывать соответствие расходов критериям ст.252 НК РФ (экономическая обоснованность; документальное подтверждение; связь с деятельностью, направленной на получение дохода). Термин "неопределенный" все равно что "ненаписанный", поэтому налоговики будут оспаривать такие расходы по общим критериям.

По нашему мнению, в качестве управленческих вполне могут быть учтены, например, такие расходы, как изготовление бланков организации, присвоение статистических кодов, организация архивной службы.

Поскольку термин "расходы на управление организацией" в главе 25 НК РФ не расшифрован, то вероятность спора с налоговиками высока.

Подпункт 18 п.1 ст.264 НК РФ "знаменит" связанными с ним спорами о возможности учесть затраты обществ на выплату вознаграждений совету директоров и ревизионной комиссии.

Право выплачивать вознаграждение членам совета директоров в период исполнения ими своих обязанностей либо компенсировать расходы, связанные с исполнением ими функций членов совета директоров, предусмотрено п.2 ст.64 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО) и п.2 ст.32 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО).

Закон об АО также допускает выплату вознаграждения (компенсации расходов) членам ревизионной комиссии общества в период исполнения ими своих обязанностей (п.1 ст.85 Закона об АО) .

Решения о выплате таких вознаграждений и об их размере принимаются на общем собрании участников общества.

Минфин России последовательно занимает по данному вопросу следующую позицию.

В компетенцию совета директоров общества входит решение вопросов общего руководства деятельностью общества

"Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия", 2012, N 42

В ряде случаев создание совета директоров общества является обязательным в силу закона. Так, акционерные общества обязаны его сформировать, если количество владельцев голосующих акций превышает 50 человек или его акции котируются на фондовой бирже. В то же время нередко ОАО, равно как и ООО, стремясь усовершенствовать систему управления предприятием, нередко принимают решение о необходимости создать совет директоров (наблюдательный совет) на добровольной основе. Как бы там ни было, в пользу таких "советчиков" производятся определенные выплаты, которые необходимо отразить в налоговом учете.

Наиболее распространенными организационно-правовыми формами коммерческих организаций являются общество с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерное общество (открытое или закрытое - ОАО или ЗАО). Деятельность первых регламентирована Законом от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ, вторых - Законом от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ (далее - Закон N 14-ФЗ и Закон N 208-ФЗ). При этом в правилах, по которым они функционируют, в частности в тех, что касаются порядка управления организацией, есть и немало общего.

Так, высшим органом управления как ОАО, так и ООО является общее собрание его собственников - акционеров или участников (п. 1 ст. 47 Закона N 208-ФЗ, п. 1 ст. 32 Закона N 14-ФЗ). Руководство текущей деятельностью осуществляется исполнительным органом, который может быть как единоличным, так и коллегиальным (п. 4 ст. 32 Закона N 14-ФЗ, п. 1 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Но помимо исполнительного органа как в обществе с ограниченной ответственностью, так и в акционерном обществе может быть создан совет директоров или наблюдательный совет (п. 1 ст. 64 Закона N 208-ФЗ, п. 2 ст. 32 Закона N 14-ФЗ). Более того, для АО с численностью акционеров более 50 человек его формирование обязательно (п. 2 ст. 103 ГК). При меньшем количестве собственников функции совета директоров может исполнять общее собрание акционеров (п. 1 ст. 64 Закона N 208-ФЗ).

В акционерных обществах члены совета директоров избираются общим собранием акционеров, а в обществах с ограниченной ответственностью выборы проходят в порядке, предусмотренном уставом (п. 1 ст. 47, п. 1 ст. 66 Закона N 208-ФЗ; п. 2 ст. 32 Закона N 14-ФЗ). Полномочия совета директоров во многом определяются тем, о какой именно организационно-правовой форме общества идет речь, но, безусловно, имеют схожий характер. Для АО они прописаны в п. 1 ст. 65 Закона N 208-ФЗ, для ООО - в п. 2.1 ст. 32 Закона N 14-ФЗ. Так, в компетенцию совета директоров акционерного общества входит решение вопросов общего руководства деятельностью организации, за исключением вопросов, отнесенных законодательством к сфере влияния общего собрания акционеров. Например , к ней относится определение приоритетных направлений деятельности общества. Компетенция совета директоров ООО определяется уставом общества в соответствии с законодательством, и в первую очередь к ней может быть отнесено опять же определение приоритетных направлений деятельности общества.

Так или иначе, но полномочия членов советов директоров идут рука об руку с соответствующими обязанностями, исполнение которых в том числе может потребовать определенных расходов, например, на проезд к месту проведения собрания и обратно, к месту проживания. В связи с этим как Законом N 208-ФЗ, так и Законом N 14-ФЗ предусмотрено, что по решению общего собрания собственников (акционеров или участников) членам совета директоров в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждения и (или) компенсироваться расходы, связанные с исполнением ими своих функций. Размеры таких выплат устанавливаются учредителями юрлица также на общем собрании (п. 2 ст. 64 Закона N 208-ФЗ).

Отношения организации с членами совета директоров регулируются гражданским законодательством и основываются на уставе компании, а также решениях акционеров или участников. Собственно говоря, Трудовым кодексом прямо установлено, что его положения на членов совета директоров не распространяются (ст. ст. 11, 17 ТК). Таким образом, трудовой договор в связи с исполнением функций членов совета директоров не заключается, положенные работникам трудовые гарантии и компенсации в виде отпуска или оплаты больничного и т.п. им не предоставляются, а выплачиваемое по решению собственников вознаграждение не является оплатой труда в том смысле, который в это вкладывается ст. 129 Трудового кодекса. В свою очередь, это означает, что и к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли и расчета единого налога на УСН их отнести нельзя. Более того, п. 48.8 ст. 270 Налогового кодекса прямо предусмотрено, что вознаграждения и иные выплаты членам совета директоров относятся к расходам, которые не подлежат учету при налогообложении прибыли, а в силу положений ст. 346.16 Кодекса и при УСН. Ведь перечень расходов, которые "спецрежимники" вправе принять во внимание при расчете единого налога, если это позволяет сделать объект налогообложения, носит закрытый характер и упоминание о выплатах в пользу совета директоров не содержит.

Обратите внимание! В бухгалтерском учете членские выплаты совету директоров могут отражаться в составе прочих расходов на счете 91-2, то есть в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99, План счетов, утв. Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н). Однако это приведет к возникновению разницы между налоговым и бухгалтерским учетом и к необходимости отражать постоянное налоговое обязательство. Избежать этого можно, если общим собранием учредителей будет принято решение о выплатах членам совета директоров за их работу в наблюдательном совете из средств нераспределенной прибыли компании. Тогда такие суммы будут проведены с использованием счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" и разниц в учете не возникнет.

Впрочем, есть, что называется, и хорошие новости. Поскольку члены совета директоров не связаны с компанией трудовыми отношениями, то выплаты в их пользу не являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды, в том числе на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Конечно, помимо выплат в пользу физлиц, которые производятся в рамках трудовых отношений, страховыми взносами облагаются также вознаграждения по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг, авторским договорам и т.п. (п. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). Однако вознаграждение членам совета директоров к таковым опять же не относится, поскольку производится на основе решения общего собрания акционеров или участников общества. Подтверждают этот вывод и специалисты Минздравсоцразвития России в Письмах от 1 марта 2010 г. N 421-19, от 7 мая 2010 г. N 1145-19, от 5 августа 2010 г. N 2519-19.

Что касается уплаты НДФЛ, то здесь действуют общие правила, и организация как налоговый агент должна исчислять и удерживать этот налог с выплат в пользу "комсостава", а также перечислять его в бюджет (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. п. 1, 6 ст. 226 НК).

Вознаграждение работника

Как уже упоминалось, отношения с членами совета директоров регулируются гражданским законодательством. Однако это касается лишь исполнения обязанностей, обусловленных членством в таком наблюдательном совете. Запрета на параллельную работу в компании на какой-либо должности для членов совета директоров законодательство не устанавливает. Исключение предусмотрено лишь в отношении председателя совета директоров, который не может одновременно занимать должность руководителя организации (п. 2 ст. 66 Закона N 208-ФЗ; п. 2 ст. 32 Закона N 14-ФЗ).

В остальном, оформив представителей "комсостава" в штат, компания, по сути, будет выплачивать им заработную плату, которую на основании ст. 255 Налогового кодекса сможет учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда, а на основании п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ - облагать страховыми взносами. Нет препятствий и для заключения с "управленцами" гражданско-правового договора, например на оказание консультационных или информационных услуг. Вознаграждение по нему компания также сможет включить в состав расходов на оплату труда на основании п. 21 ст. 255 Кодекса. Страховыми взносами оно при этом будет облагаться в общем порядке.

При этом необходимо учитывать, что заключение трудового или гражданско-правового договора с членами совета директоров на исполнение обязанностей, связанных именно с членством в наблюдательном совете, не меняет порядка учета выплачиваемых им вознаграждений. Иными словами, включить их в состав расходов на оплату труда это не позволит (Письма Минфина России от 5 марта 2010 г. N 03-03-06/1/116, от 22 мая 2009 г. N 03-03-07/12, от 19 марта 2009 г. N 03-03-06/1/166 и от 12 марта 2009 г. N 03-03-06/1/123).

Компенсация расходов

Очевидно, что, так же как и вознаграждение, компенсация расходов члена совета директоров, связанных с его обязанностями "управленца", в расходах по налогу на прибыль и единому налогу на УСН не учитываются (п. 48.8 ст. 270, ст. 346.16 НК). Аналогичным образом по тем же причинам, что и вознаграждение, компенсация расходов не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако она не подлежит также и обложению НДФЛ, поскольку экономической выгоды от ее выплаты представитель "комсостава" не получает (ст. 41 НК).

Прочие расходы

Помимо выплаты вознаграждения членам совета директоров его деятельность требует от компании и иных расходов, как то: расходы на содержание помещения для проведения собрания, канцтовары, делопроизводство, почтовое извещение или междугородные переговоры и т.д. и т.п. В Письме от 19 апреля 2011 г. N 03-03-06/1/248 представители Минфина России указали, что такие затраты вполне могут уменьшать базу по налогу на прибыль. Соответствующие основания можно найти в п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, содержащем перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, которые учитываются при расчете налога на прибыль. Среди прочего, отметили чиновники, в нем поименованы: представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества; расходы на канцелярские товары; расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги; расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Главное, чтобы при этом были выполнены условия признания расходов в налоговом учете, предусмотренные п. 1 ст. 252 Кодекса. Иными словами, они должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Что считается в законе личными расходами руководителей компании и как их правильно оформлять? Попробуем разобраться в этом вопросе, основываясь на мнении экспертов по данному вопросу и Налоговом Кодексе.

Затраты руководителя - расходы компании

Налоговый Кодекс РФ РФ (ст.252) в целях исчисления налога на прибыль устанавливает такие критерии расходов:

1. расходы должны быть обоснованы, т. е. экономически оправданы для деятельности конкретной фирмы;

2. расходы должны быть документально подтверждены, то есть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти расходы (например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии со служебным заданием).

При проверке различных расходов компании, налоговые или судебные органы выясняют в первую очередь, не кто произвел расходы, а для какой цели были произведены эти расходы и какие существуют документы, это подтверждающие. Поэтому, самое главное - расходы руководителей компании должны быть экономически обоснованными для компании и подтверждаться какими-либо документами. Если расходы руководителей не отвечают этим двум важнейшим критериям, то они могут вызвать вопросы у налоговых органов.

В том случае, когда глава компании - одновременно ее владелец, источником финансовых средств для его расходов могут быть: выплата дивидендов в соответствии с учредительными документами компании. На сегодняшний день к налоговой базе по доходам, полученным в виде дивидендов от российских организаций российскими гражданами, являющимися налоговыми резидентами РФ, применяется налоговая ставка 9 %, а оставшиеся после налогообложения дивиденды руководитель вправе тратить по своему усмотрению. А так же - прямое финансирование.

Любые расходы руководителя могут оплачиваться из бюджета компании - за счет прибыли, которая остается после выплаты всех налогов. В том случае, если расходы обоснованы и подтверждаются соответствующими документами, то в целях исчисления налога на прибыль не запрещается списывать расходы, которые делает руководитель на деловых встречах или командировках, например:

На питание
- для аренды автомобиля
- для оплаты гостиничного номера или зала для переговоров,
оплаты мобильной связи, Интернета и т.д.

В случае возникновения у бухгалтера компании сомнений в том, что выполненные расходы руководителя обоснованы, и при этом сумма расхода для компании несущественна, то лучше всего такие расходы отнести за счет прибыли. Обязательны отчеты о командировках, отчеты о бизнес встречах, в противном случае, представители налоговой службы будут считать расходы - необоснованными. Любые расходы, которые не подтверждены документально или выходят за рамки разумного (например, большое количество алкоголя на деловой встрече или оплата какого-то шоу и т.п.) также могут налоговой службой посчитаться необоснованными.

Для того, чтобы избежать проблем с налоговыми органами и правильно оформить расходы топ-менеджеров компании, лучше всего, чтобы бухгалтер компании составил бы для них письменную инструкцию - как правильно оформлять расходы, что можно принять на расходы, что нет и т.д. Кроме того, необходимо провести с руководящим звеном компании инструктаж на данную тему. Один раз в год можно пригласить специалистов из аудиторской компании специально на предмет проверки правильности оформления расходов.

Виды расходов руководителя

Расходы руководителя компании могут быть самыми разнообразными, но все же можно выделить основные:

Бензин - расходы руководителя компании на ГСМ могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но это возможно лишь при правильном оформлении путевых листов, в пределах нормативов расхода ГСМ, при условии служебного характера поездок руководителя.

Мобильная связь - затраты на телефон могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих доходы (ст. 264 НК РФ, п.1, пп.25, п.1). Но телефонные переговоры должны быть произведены только в служебных целях. Для проверки служебных целей телефонных переговоров - нужны детализированные счета операторов мобильной связи с указанием в них всех номеров телефонов абонентов, кодов городов (стран), дат и времени, продолжительности разговоров и их стоимости.

Обед или ужин в ресторане с деловыми партнерами - это представительские расходы. Но для правильного оформления таких расходов, которые порой могут быть очень большими, нужна оправдательно-распорядительная документация: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о проведенных переговорах с перечнем присутствовавших представителей других компаний, авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих сделанные расходы, и т.п.

Приобретение каких-либо предметов искусства или дизайна для украшения интерьера офиса - необходимы документы, подтверждающие данные расходы, а также обязательно надо обосновать целесообразность таких покупок - например, для повышения имиджа компании или руководителя в глазах серьезных деловых партнеров и т.д.

Оплачивать расходы можно и с корпоративной пластиковой карты, и наличными, и безналичными платежами. Но при любом виде платежа нельзя оплачивать деньгами компании расходы на личные нужды: на одежду, парфюмерию, предметы личного интерьера, на развлечения и т.д. При оформлении любых расходов, важны: обоснованность + надлежащее документальное подтверждение.